В епоху стрімкого розвитку цифрових технологій освітній бізнес в Україні переживає епоху фундаментальних змін. Ті, хто вчасно усвідомлює необхідність оптимізації рутинних процесів та впровадження сучасних EdTech-рішень, отримують значні конкурентні переваги та відкривають нові можливості для зростання. 

Історія школи англійської мови Наталії Кравців є яскравим прикладом такої "цифрової трансформації успіху", де впровадження системи Optimate не просто полегшило адміністративні завдання, а й стало каталізатором підвищення ефективності та створення міцного фундаменту для майбутнього масштабування.

Ми взяли інтерв’ю в засновниці та директорки школи Наталії Кравців, щоб зрозуміти, яким чином школа почала впровадження автоматизації та відкрила шлях до зростання.

“Система Optimate допомагає структурувати, систематизувати, адмініструвати. І ще я змогла передати все адміністратору. Не я вже це роблю, а я найняла людину, щоби вона вносила дані. Бо раніше, коли просто все десь там в табличці, то було незрозуміло”. —  ділиться Наталія.

"Наразі: вчителів – 14, учнів: 95 індивідуальних, 17 парних та групових. Але індивідуальних найбільше." —  уточнює цифри в системі Optimate Наталія.

✋ Поради власникам освітнього бізнесу: крок до цифрової трансформації.

Від "ручного керування" до автоматизованої ефективності: виклик зростання

Зі збільшенням кількості учнів та викладачів школа Наталії зіткнулася зі зростанням адміністративного навантаження. Ручний облік, розрахунок зарплат, відстеження відвідуваності та комунікація з усіма учасниками навчального процесу перетворилися на справжній "ручний режим", що забирало левову частку часу керівника.

“Скільки учнів фіксувала в табличках, також зарплати рахувала, загальний прибуток … витрати, надходження” —  розповідає Наталія.

Наталія відчувала на собі тягар операційних завдань, які відволікали від стратегічного розвитку та пошуку нових можливостей.

Саме усвідомлення необхідності оптимізації та бажання звільнити час для розвитку школи підштовхнуло Наталію до пошуку сучасних EdTech-рішень.

Optimate: ключ до цифрової трансформації та зростання ефективності

Вибір впав на систему Optimate, яка запропонувала комплексний підхід до автоматизації ключових бізнес-процесів. Перше знайомство з платформою виявилося інтуїтивно зрозумілим, що стало важливим фактором при прийнятті рішення.

"Записались на демо-зустріч, показали, як працює платформа, тоді дали пробний період і потім допомогли з перенесенням. Можна сказати, що було трохи важко, бо це нова платформа, нові функції". —  розповідає  Наталія.

Впровадження Optimate стало справжньою "цифровою трансформацією" для школи, дозволивши автоматизувати рутинні завдання та значно підвищити ефективність роботи.

"До" та "Після" впровадження Optimate:

‍

‍

Делегування та фокус на розвитку

Однією з найважливіших переваг впровадження Optimate стала можливість ефективного делегування адміністративних завдань. Завдяки чіткій структурі прав доступу та централізації даних Наталія змогла передати рутинні операції адміністратору, звільнивши свій час для стратегічного розвитку школи.

"Коли є таблиці, то як їх багато і багато посилань, це не дуже зрозуміло, так? Я б більше часу потратила на якесь пояснення (адміністратору), що я хочу, і ,може, там теж якісь би були помилки. А тут уже все в одному місці, є права адміністратора, які він має, які я маю, що він може бачити, що не може. І вже у власника залишається час на якісь креативні задачі, на якісь нові ідеї, покращення такі глобальніші, а не рутинні задачі. "—  ділиться Наталія.

Автоматизація розрахунку заробітної плати стала ще однією ключовою функцією, яка значно спростила роботу та мінімізувала ризик помилок.

"Раніше множили на ставку, рахували в таблиці, а зараз все рахується автоматично, бо є Optimate."

"Зараз все в одному місці. Не треба 10 табличок. Є рівні доступу, мені не треба якось закривати колонки; викладач бачить тільки те, що він отримує, те, що він має бачити."

Серце школи: більше, ніж просто англійська

Що ж робить школу особливою? Це не просто стіни та підручники. Це насамперед люди – викладачі. Викладачі, які намагаються відчути кожного студента, підібрати йому не просто кваліфікованого викладача, а справжнього наставника, який розуміє його цілі та потреби. 

"В нас кілька викладачів живуть за кордоном, то знають, як це. Вони знають найкраще, що потрібно для тих, хто переїхав чи готується до переїзду. Викладачка, яка навчається за кордоном, навчається англійською, то вона краще підготує до вступу в іноземний ВНЗ."

"Всі дівчата в нас приємні такі, комунікабельні, мені б хотілося до них прийти. Моя сестра вчиться в них, мама вчиться. То супер такий людський фактор – Soft Skills, які дуже важливі зараз." —  розповідає   Наталія.

"Крила для мрії": історії, що надихають

Про успіхи своїх учнів Наталя розповідає з особливою гордістю. 

"Є студентка, якою я горджуся. До декрету вона працювала менеджером, просто як адміністратор офлайн в IT-школі. Після декрету, після двох років вона захотіла щось змінити у своєму житті та стати UI/UX дизайнером. Але щоб працювати з гарними компаніями, треба вчити англійську."

"Тут її заслуга 100%, максимальна. Я їй допомогла, звичайно, з англійською, ми готувалися разом до співбесід, якісь такі підступні питання шукали та вчилися відповідати. І вона змогла, вона зараз працює… Знайшла роботу в гарній компанії"

Це більше, ніж просто вивчена мова – це крила до мрій, можливість змінити своє життя.

Такі історії – це і є справжнє серце школи. Не просто навчання англійської, а допомога людям знаходити свій шлях, здійснювати мрії та відкривати нові горизонти. І в цьому – головна відмінність школи Наталії Кравців.

Нові можливості для власника бізнесу завдяки Optimate. 

“...я рахувала дохід і прибуток. Теж так приблизно, тому що якщо ще студенти оплачували по уроку по два, то ще було ок, а коли вже почалися абонементи, то вже стало важко. Наприклад, на кілька місяців оплата прийшла сьогодні, а урок відбудеться за два місяці, і це зараз набагато простіше. Ще ефективність – тобто ще додаткові якісь фінансові показники, які варто рахувати, і вони показують маржинальність, показують ефективність, показують, де можна більше заробити, більше покращити щось”.

“Це була моя ціль – заощадити свій час, який можна витратити ще на різні напрямки розвитку школи. Все завдяки тому, що ми перенесли процеси на платформу і не займаємося купою табличок. І це класно.”

Найкорисніші функції Optimate

“Заборгованість у студентів — цього ми не рахували до того. Ну, рахували так, але теж не так чітко, а тут все підсвічується, виводиться на головну панель, є невідмічені уроки. Не вручну перевіряєш, чи вчитель вже закінчив, чи можна йому вже рахувати зарплату, бо ми щотижня рахуємо, і це теж дуже багато роботи було. От, і так само не треба по різних табличках шукати. А є заборгованості, і адміністратор дивиться і нагадує їм. Розклад є, інфографіка…гарно все, наглядно”. —  розповідає Наталія.

Можливість масштабування: нові горизонти для зростання

Завдяки оптимізації внутрішніх процесів та звільненню часу керівника школа Наталії отримала міцний фундамент для подальшого масштабування. З'явилася можливість зосередитися на розширенні спектра послуг, залученні нових учнів та покращенні якості навчання.

Поради Наталії власникам освітнього бізнесу: 

✅ Делегуйте рутинні задачі. Якщо у вас немає адміністратора, найміть його. Передача рутинних функцій звільнить ваш час.

✅ Використовуйте допомогу розробників платформи. Команда Optimate може допомогти з перенесенням даних.

✅ Контролюйте та допомагайте. Незважаючи на делегування, важливо контролювати процес та надавати допомогу.

✅ Не переоцінюйте власні сили. Пам'ятайте, що інші також можуть добре виконувати завдання.

✅ Вносьте дані одразу та чітко. Не відкладайте внесення інформації, особливо контактів.

✅ Не затягуйте з функціоналом для студентів. Розсилайте доступ до особистих кабінетів одразу, щоб студенти могли самостійно відстежувати інформацію.

✅ Не вагайтеся з впровадженням. Порахуйте, скільки часу витрачається на рутинні завдання, та порівняйте це з вартістю платформи. Впровадження EdTech-рішень є вигідним.

"Порахуйте, скільки за місяць у вас годин іде на підрахунок зарплати, скільки непорозумінь виникає, якихось помилок, і порівняйте з вартістю платформи за місяць –це того вартує."

Історія школи англійської мови Наталії Кравців є надихаючим прикладом того, як правильне використання технологій може стати не просто інструментом для оптимізації рутинних процесів, а й потужним каталізатором зростання та розвитку освітнього бізнесу в Україні. 

В епоху цифрової трансформації, ті, хто робить ставку на ефективність та інновації, відкривають для себе безмежні можливості для успіху.

P.S. Готові дізнатися більше? Замовте демо-версію Optimate і переконайтеся самі, як легко автоматизувати вашу школу. 😊