Коли ваша онлайн-школа виростає до масштабів, де ручне керування фінансами, розкладом і дійсно великою командою викладачів стає неможливим, перед вами постає питання: як переїхати з однієї платформи чи купи Google-таблиць на професійну CRM, не втративши при цьому дані? 

‍

Марія Бутко, Власниця Mabutko School, mabutkoschool.com , розповіла про цей складний, але життєво необхідний перехід. Її розповідь — це покроковий посібник для власників великих освітніх бізнесів, які прагнуть оптимізувати роботу адміністраторів у мовній школі та звільнитися від постійного контролю.

‍

Місія vs. Хаос. Чому стара система гальмувала ріст

Mabutko School — це онлайн-школа, що сфокусована переважно на індивідуальних заняттях для дорослих та підлітків. Такий формат вимагає максимальної гнучкості розкладу та ідеальної точності в обліку абонементів.
‍

Головний "біль" і каталізатор змін:
‍

Для Марії найгострішою проблемою був фінансовий та адміністративний хаос. Зі зростанням кількості учнів, ручне ведення фінансів та розрахунок навантаження викладачів перетворилося на «багатозадачний» кошмар.

«Нам потрібно було структурувати оплати, тому що ми дуже відповідально ставимося до взагалі всієї фінансової системи... наші таблички вже, на жаль, не працювали» – говорить Марія Бутко.

Школа тестувала інші ERP-системи, але вони виявилися надто складними та не адаптованими під український освітній ринок. Шукаючи, як вибрати CRM для мовної школи, Марія зрозуміла, що їй потрібен інструмент, створений саме для їхніх проблем.

Основні вимоги до нової системи:

• Абсолютний фінансовий контроль: щоб можна було чітко бачити баланс кожного учня та навантаження викладачів.
• Спрощення оплати праці: щоб викладачі могли самі позначати уроки, а нарахування відбувалося автоматично.
• Зручність розкладу: рішення, яке буде кращим за Google-календар.

Покрокова інструкція від користувача. Як великій школі успішно переїхати на Optimate

Переїзд Mabutko School на Optimate тривав два тижні і став прикладом того, як велика школа може змінити свою технологічну базу без зупинки роботи та втрати даних.

Крок 1: Структурний перенос бази (2 тижні концентрації)

Це був найдовший і найвідповідальніший етап. Міграція всієї бази учнів вимагала не просто копіювання контактів. Необхідно було чітко відзначити, яка кількість оплачених занять зараз є на балансі в учня. Це була ретельна робота, оскільки процес навчання не припинявся.

«Було б, звичайно, краще, якщо б ми зайнялися цим раніше... Але це був один процес. Один раз ти це все переніс – і все, і тим користуєшся,» — ділиться Марія.

Крок 2: Консолідація та ревізія даних

Під час перенесення база учнів не просто копіювалася. Менеджер мав змогу детально уточнити та консолідувати всі контактні дані, внісши інформацію про те, через яку соцмережу або месенджер зручно підтримувати зв'язок.

Крок 3: Адаптація команди та ТЗ для викладачів

Замість тривалих зборів, школа створила детальні відеоогляди та текстові пам’ятки для викладачів. Це спрацювало на випередження:

«Я очікувала, що їм буде трошечки складніше... Взагалі ні. Тобто їм було навіть складніше користуватися нашими табличками, хоча вони такі були, знову таки ніби інтуїтивні, ніби прості, але їм було складніше ними користуватися,» — зазначає Марія.

Переваги для викладачів: вони чітко бачать свій розклад, можуть самостійно позначати уроки та бачать своє нарахування по оплаті.

Крок 4: Головна рекомендація власникам бізнесу — “Не відкладати”

Марія категорична: “автоматизацію не можна відкладати. Чим пізніше ви переходите, тим більше ризикуєте.”

«Чим далі, тим більше об'єм інформації і чим далі, тим буде просто часу затратніше. Не складніше, а просто багато часу і більша вірогідність того, що десь ти там припустишся помилки, коли будеш переносити це все,» — підкреслює вона.

Чому викладачам працювати в Optimate стало краще і зрозуміліше, ніж у таблицях

Одним із найприємніших відкриттів для Марії стала реакція команди. Як правило, викладачі з обережністю сприймають нові IT-рішення, але в цьому випадку Optimate став для них інструментом, що дійсно спростив життя і зробив їх роботу прозорішою. Це критично важливий аспект системи управління вчителями у мовній школі.

Прозорість і мінімалізм замість бюрократії

Викладачі, які до цього вели облік занять у заплутаних Google-таблицях, швидко переконалися у перевагах єдиної системи.

‍

• Розклад, що не підводить. Замість постійного звіряння з менеджером, викладачі мають чіткий розклад і можуть самостійно (за погодженням з учнем) коригувати час занять. Це мінімізує помилки та економить час менеджера, якого «не будуть чіпати» з приводу кожного перенесення.
• Автоматичне нарахування зарплати. Найбільша перевага — це прозорість фінансів. Викладач одразу бачить: урок проведено, оплата списана з учня і автоматично нарахована йому.

«Вони собі бачать своє нарахування по оплаті також. Ось чим вони активно користуються, до речі. От тому ця функція з розкладом також дуже класна,» — зазначає Марія.

‍

Експертиза як Бонус. Зв'язок Optimate та «Освітономіки»

Optimate — це не просто IT-продукт; це рішення, підкріплене глибоким розумінням освітнього бізнесу. Марія Бутко підкреслює, що однією з переваг є зв'язок системи з подкастом «Освітономіка».

Практична користь від експертного контенту

Optimate створено людьми, які розуміють як функціонує освітній проєкт. Це дає керівникам шкіл і репетиторських центрів дві великі практичні переваги:

‍

1. Актуальні інсайти для бізнесу. Марія регулярно слухає випуски подкасту «Освітономіка», отримуючи знання про ринок, маркетингові стратегії та особливості управління:

«Я б сказала, що найголовніше – це саме витрачання меншої кількості часу... [коли] ти бачиш всю картинку перед очима, ти бачиш загальну кількість занять... тобі не потрібно виконувати якісь дії, заходити вручну, підраховувати,» — підсумовує Марія.

2. Релевантний досвід. «Освітономіка» публікує кейси не лише про школи англійської мови, а й про освітні проєкти в інших нішах. Це дозволяє керівникам Mabutko адаптувати успішні стратегії до свого бізнесу, не витрачаючи час на перевірку американських чи європейських бізнес-моделей, які не завжди працюють на українському ринку.

«Класно дізнаватися взагалі про досвід колег, про те, як все це відбувається, тому що класно, що в подкастах «Освітономіки» є різні [бізнеси]... дізнаватися досвід зі свого ринку. Я вважаю, що це важливо» — зазначає Марія.

Цей зв'язок дає власнику освітнього бізнесу впевненість, що його реальні потреби чують і розуміють. І CRM/ERP-система будується саме під специфічні бізнес процеси репетиторського бізнесу.

Ефект Optimate. Економія часу та стратегічне партнерство

Для Mabutko School Optimate став не просто інструментом, а стратегічним партнером.

Економія часу як головний профіт

Головний профіт для Марії як керівника – це зменшення  витрат часу. Автоматизація дозволила менеджеру школи займатися більш фундаментальними справами замість ручної перевірки відміток в календарі та підрахунку балансів.

Для Mabutko School Optimate став технологічним фундаментом, який дозволив ефективно масштабуватись, забувши про "багатозадачний" хаос.

‍

PS. Ви створили школу, щоб навчати, а не тонути в таблицях.

‍
Настав час передати рутину системі й повернути собі головне – час, енергію й натхнення.

Optimate – це українська система, створена спеціально для освітніх бізнесів: від маленької мовної школи до великого репетиторського центру, від онлайн-школи музики і вокалу до танцювальної школи. Вона автоматизує розклад, записи учнів, оплату, контроль успішності й фінанси.

👉 Запишіться на безкоштовне демо Optimate і побачте, наскільки ефективніше може запрацювати ваша школа.