Кожен власник освітнього бізнесу знає, що таке біль і невизначеність. Коли ви вкладаєте душу і гроші, а результату немає. Коли ручна праця забирає години, а цифри все одно не сходяться. Мовні агенції, театральні, музичні школи — це не просто творчість, це бізнес, який вимагає системності.

Саме такий шлях пройшла музична школа Soprano Wroclaw , що на чолі з Олександром Ліщуком. Вони пережили майже повне закриття, етап хаосу з Google-таблицями і врешті-решт знайшли рішення, яке дозволило не просто вижити, а й масштабуватися. Ця історія — справжній урок для кожного, хто працює в освітній сфері.

Запуск і порятунок бізнесу

Школа Soprano у Вроцлаві, що має філіали у Варшаві та Кракові, замислювалася як музична школа для дорослих. Її унікальна концепція групових занять була незвичною для Польщі. Спочатку команда зробила ставку на польську аудиторію, але ця ідея ледь не коштувала їм бізнесу.

«Ми думали, що ми зараз це перекладемо швиденько і все буде добре. Але нічого так не трапилося. Півтора місяця ми просто витрачали гроші на команду, на оренду залів, на викладачів і ніхто нормально не купував, як повинно бути».

Бізнес був на межі закриття. Але команда ризикнула змінити підхід і спробувала працювати з українцями. Це рішення виявилося доленосним.

«Ми за один день, за два пробні уроки заробили більше грошей, ніж за півтора місяця».

Для українців школа стала не просто місцем для занять музикою, а й «місцем збору, місцем сили». Люди, які переживали стрес війни, знаходили тут розраду і спілкування. З цього почався шлях зростання: від орендованих залів до власного приміщення в 200 квадратних метрів із шістьма кімнатами. Школа розширилася з вокалу до гітари, і зараз у планах — фортепіано та навіть барабани.

«Був ще момент, коли ми майже закрилися. Це було взимку… Добре, що вчасно зреагували та змогли щось придумати, щоб цього не трапилось».

Операційний хаос та відсутність аналітики

Хоча бізнес і зростав, управління залишалося ручним. Усі процеси велись у Google Таблицях і календарі — як у більшості стартапів.

«Ми на цьому  майже три роки прожили. І якось було нормально, але потім з'явилися нові задачі, нова аналітика потрібна була».

Олександр, який відповідав за системні процеси, зрозумів, що ручна праця вже не витримує навантаження. Аналітика, яку вони отримували, була неточною і трудомісткою.

«Аналітика... рахувалася раз на місяць ще й вручну, це трошечки не те, що хочеться, бо вона була з невеликим відсотком відхилення. Це займало час».

Він хотів бачити ключові показники щодня, щоб реагувати на ситуацію вчасно, а не в кінці місяця. Це питання – система vs excel для школи — стояло дуже гостро. Саме в цей момент команда почала шукати повноцінну систему, яка могла б закрити їхні потреби.

Рішення: перехід на Optimate

Після тривалих пошуків Soprano Wroclaw зупинилися на українській системі Optimate. Вони побачили в ньому величезний потенціал.

Переваги, які переконали:

• Аналітика в реальному часі. Це була головна причина переходу. Optimate дозволив отримувати дані про кількість проведених занять, дохід, навантаження на викладачів і зали, причому «день в день». Це була ідеальна система для автоматизації школи.

‍«По-перше, аналітика день в день, можна сказати, якщо ми кажемо про відпрацювання занять. Це кількість проведених занять. Вони розділені на групові та індивідуальні, розділені на напрямки, на викладачів... Це якраз показник номер один, який мені був потрібен».

• Дизайн та користувацький досвід. Олександр обрав Optimate за сучасний, інтуїтивно зрозумілий дизайн. Він порівнює інші системи, які виглядають «як Windows XP», з сучасним інтерфейсом Optimate. 

«Мені дизайн більше пасує, бо в моєму розумінні в 25-му році це повинно так взагалі виглядати».

• Автоматизація. Система автоматично надсилає повідомлення-нагадування учням, що допомагає зменшити зірвані уроки у репетиторському центрі. Ця система також самостійно обчислює винагороду викладачів. Це система для розрахунку зарплат у школі.

«Зарплати… зараз це займає просто, не знаю, там пів години. Це вже з виплатами. Бо воно само автоматично рахує. Тому оці штуки підкуповують дуже».

• Точність даних. Optimate нівелює людський фактор і помилки, що допомагає уникнути хаосу в оплатах у школі та вести фінанси школи без excel. Це також ефективна система для мінімізації помилок.

«Фішка системи в тому, що вона так влаштована, що помилитися дуже складно... І навіть якщо ти помилився, то зазвичай десь воно покаже, десь воно вилізе».

• Кабінети для викладачів і студентів. Тепер викладачі можуть бачити свій розклад і відмічати заняття, а студенти — відстежувати свій прогрес. Це ідеальна система управління вчителями у школі, система обліку студентів та розкладу занять.

«Раніше у викладачів не було ніякого кабінету взагалі. Просто був Google-календар, де ми рахували заняття вручну. Це займало багато часу, коли в тебе там 10-15 викладачів».

• Гейміфікація та мотивація. Optimate дозволив запровадити нові можливості для мотивації команди. Наприклад, викладачі тепер можуть отримувати бонуси за виконання плану.

«Зараз можна це прив'язувати до якраз відпрацювання плану на 100% по своїх учнях. Зробив план, там отримав якийсь бонус. Раніше це було складно».

Перехід без зупинки школи

Викликом виявився сам процес перенесення бази. Не можна просто натиснути «паузу», коли в тебе 300 активних студентів. Команда місяцями тестувала систему, щоб переконатися, що все працюватиме без збоїв. 

Складністю було ручне перенесення абонементів, оскільки їх не можна було просто експортувати.

«Треба було зробити так, щоб вставити той абонемент і якщо він вже почав, то зробити так, щоб воно відобразилось так, ніби він там половину курсу пройшов в Optimate і далі продовжив».

Олександр зазначає, що головне — це підготовка. Правильний план допомагає мінімізувати складнощі.

«Треба все підготувати, зробити план і треба комунікувати з командою, бо якщо хтось один це робить... то може бути складно».

Більше ніж софт: ком’юніті та знання

Олександр підкреслює, що Optimate — це не просто програма. Це ціла екосистема, яка допомагає освітньому бізнесу розвиватися. Вебінари, які проводить команда Optimate та Освітономіка, стали для нього джерелом цінних знань. Тому вибір системи для автоматизації школи — це ще вибір партнера.

«Вебінари (епізоди подкасту) Освітономіки... я дивлюся майже всі, і вони дійсно дуже якісні. Є там що взяти собі в роботу. І там з деякими людьми, які були в гостях, ми навіть спілкувалися особисто потім».

Крім того, приємним бонусом стала оперативна техпідтримка, що відповідає навіть на вихідних.

«Відповідають швидко і інколи відповідають навіть на вихідних, що, наприклад, в Польщі, ну, неможливо просто».

І, звичайно, ціна. Олександр підкреслює, що Optimate коштує значно дешевше за зарубіжні аналоги, при цьому надаючи широкий функціонал без обмежень на кількість користувачів, що дозволяє легко масштабуватися. Це система для школи з безкоштовним тестовим періодом. Це система для великої школи з філіями.

«В Optimate в нас так було... Ми спочатку купили одні пакети... а коли потім почали всіх додавати, у нас було вже більше вчителів...і ми не вагаючись одразу просто проплатили, бо для нас це не було якоюсь проблемою».

Справжній ефект: зміни, які неможливо виміряти цифрами

Хоча цифри і є основою бізнесу, справжня місія школи Soprano — це не про фінанси. Це про людей. Олександр розповідає, що дорослі студенти приходять до них, бо це їхня дитяча мрія. Система Optimate допомагає управляти процесами, які роблять ці мрії реальністю.

«Дуже прикро чути, коли там жінка, якій вже 40+... каже, що все життя хотіла співати, але хтось в дитинстві сказав... "Тобі краще, може, танці, там, не знаю, математика"».

За годину пробного уроку команда Soprano доводить, що співати може кожен. Олександр згадує один з найбільш надихаючих кейсів, коли студентка, яка боялася навіть підійти до мікрофона, зараз виступає на кожному концерті.

«Були кейси, коли люди не співали... а ця студентка з нами досі вчиться. І є відео, як вона НЕ співала на пробному уроці два-три роки тому, і зараз вона виступає на кожному концерті».

Це підтверджує, що вік не є перешкодою. Один з найстарших студентів у віці 80+ років навіть брав участь у «Voice of Poland», пройшовши кілька турів.

«Якщо ми кажемо про вік, це такий дуже частий аргумент від студентів... "Та мені там вже 40". Ми такі: "Всього 40! Тоді точно до нас треба йти"».

‍

Ці історії демонструють, що системність та аналітика допомагають будувати не просто бізнес, а місце, де люди можуть здійснювати свої мрії.

Було — Стало: Ключові зміни

‍

Висновок: Три поради власникам шкіл

Олександр Ліщук підсумовує свій досвід трьома основними порадами для колег:

1. Не зволікайте з переходом. Якщо ви досі працюєте в таблицях, це забирає ваш час і не дає повної картини.

«Треба швидше злізти з цієї голки табличок, бо вони зжирають дуже багато часу».

2. Навчіться рахувати. Важливо бачити цифри і розуміти їх. Optimate допоможе з цим, надаючи базову аналітику. Це система для контролю фінансів у школі та відповідь на питання “як вести фінанси школи без Excel?”

‍«Треба краще розбиратися в цифрах. Дуже багато хто їх не любить, але вони повинні бути».

3. Використовуйте CRM-системи для роботи з клієнтами. Це фундамент для зростання бізнесу, який не може бути замінений простими чатами або таблицями. Optimate – це система для школи з корпоративними клієнтами і готове рішення, програма для автоматизації, наприклад, школи з кількома мовами. Це система з календарем і нагадуваннями для занять і гарний спосіб як оптимізувати роботу адміністраторів у школі.

«Це просто база для зростання. Бо Optimate – це вже про клієнтів, які у вас є, а система – про те, чи будуть взагалі у вас клієнти».

Історія Soprano Wroclaw — це історія про те, як віра в продукт, розуміння своєї аудиторії та готовність інвестувати в системне управління можуть змінити все. Від ручних таблиць, що забирали години, вони перейшли до автоматизованої системи, яка дозволила їм зосередитися на головному — розвитку. А питання скільки коштує система для автоматизації школи стає другорядним, коли бачиш результати.

273 школи вже роблять свій освітній бізнес ефективнішим завдяки Optimate. А ви вже готові?

👉 Запишіться на безкоштовне демо Optimate і побачте, як легко може працювати ваша школа.

‍