"У мене було відчуття, що ми досягли стелі, що більше рости не можемо. Але це було неправдою. Насправді ми просто не бачили, як правильно організувати роботу." –  Анастасія Димитрієва.

Ви знайомі з ситуацією, коли робота перетворюється на нескінченну боротьбу з рутинними процесами? Викладачів та студентів більше не стає, а часу — менше. Саме так було в Анастасії Димитрієвої, засновниці мовної школи Kinga (https://kingaschool.online) яка викладає польську мову.

Щоденна операційка займала весь її час: контроль оплат, складання розкладу, підрахунок зарплат викладачів. Всі ці процеси існували в голові, блокнотах та Google-таблицях. Але коли власниця почала замислюватись над зростанням школи, такий підхід став незручним і навіть небезпечним для бізнесу.

"У вересні ми вирішили: або ми залишаємося маленькою школою, або будуємо систему, яка дозволить масштабуватися. Я зрозуміла, що без CRM ми просто не зможемо рухатися далі", – розповідає Анастасія.

Як школа змогла вийти з хаосу та почати рости? Ділимось покроковим кейсом.

Як працювала школа до впровадження Optimate?

Всі працівники школи Kinga використовували десятки Google-таблиць. Цей підхід здавався нормальним, але він мав критичні незручності:

🔴 Фінансовий облік вручну. Оплати студентів та зарплати викладачів рахувалися в таблицях. Це означало нескінченні підрахунки, ризики помилок і постійний контроль.

🔴 Ніякої прозорості у цифрах. 

"Я навіть не можу сказати, скільки у нас було уроків до вересня! Ми не вели такої аналітики. Я просто не знала, скільки у нас реально проведено уроків, які групи заповнені, а які — ні."

🔴 Безсистемний розклад. Адміністратор руками постійно оновлював купу таблиць з розкладами занять, оплатами, перенесеннями. Студенти забували про заняття, хтось просив перенести урок в останній момент, а адміністратор просто не встигав внести зміни у всі таблиці й викладачі плуталися. І виходячи з цього 👇

🔴 Вся операційна робота — на засновниці. Нескінченні таблиці адміністратора, нотатки, смски стікалися некерованим потоком інформації до Анастасії. Робота з ними займала дуже багато часу.

"У мене в голові був повний хаос. Я не могла передати це адміністраторам, бо система просто не існувала. Це був набір нотаток, Excel-таблиць і голосових у чатах."

"Якби ми не змінили підхід, я просто вийшла б з чату, бо більше не могла це тягнути", – сміється Анастасія.

‍

‍

Рішення: автоматизація з Optimate‍

Як проходило впровадження?

"Зазвичай тобі платформи дають кілька тестових днів, але при цьому ти заходиш туди, як сліпий котик, і думаєш: ну добре, мабуть, у мене не вийде." – розповідає Анастасія.

Саме тому важливо мати підтримку з першого дня. У цьому випадку процес старту відбувся з допомогою команди Optimate, що значно спростило адаптацію:

"Наш перший вхід в систему був з підтримкою: нам одразу показали, де створити школу, продукти, уроки, додати вчителів. Далі все пішло просто, бо я зрозуміла логіку, на якій це все вибудовується. "

1. Онбординг та налаштування

• Створили школу в системі.
• Додали викладачів, студентів, продукти (групові, парні, індивідуальні уроки).
• Налаштували автоматичний розклад.

2. Перший місяць – подвійний контроль

"У вересні ми ще перевіряли все вручну: вели Google-таблиці паралельно з Optimate і звіряли цифри. Було страшно довіритися системі повністю!", – розповідає Анастасія.

Але після першого місяця стало очевидно: система працює точно, підрахунки коректні, а таблиці більше не потрібні.

3. Повний перехід на Optimate у вересні
‍
Перестали використовувати Google-таблиці, школа почала працювати в Optimate.

"Якщо чесно, я навіть не відчула цього переходу. Все було інтуїтивно зрозуміло, а підтримка команди дозволила швидко налаштувати всі процеси."

‍

Що отримали після впровадження?

1. Прозорий контроль оплат

Раніше адміністратори вручну відстежували, хто заплатив, хто ні. Тепер:

✅ Оплата фіксується автоматично.
✅ Система нагадує адміністраторам про платежі студентів.
✅ Адміністратор не витрачає години на підрахунки.

"Ми хочемо, щоб всі студенти платили вчасно. І хоча зараз ми коливаємося в межах 10–15% скасувань, тепер ми можемо це контролювати і оптимізувати!" 

2. Розклад без хаосу

Раніше адміністратор вручну нагадував студентам про уроки. Тепер студенти можуть бачити розклад своїх занять в особистому кабінеті, а проведені уроки одразу потрапляють у звіти викладачів.

"У викладачів немає хаосу, а студенти більше не забувають про уроки. Уроки проходять за планом, а адмін не витрачає купу часу на переноси!"

3. Менше адміністративного навантаження

Раніше для контролю оплат та розкладу потрібно було 3 людини, тепер достатньо 1 адміністратора.

"Ми скоротили рутину втричі! Я більше не сиджу в операційці. Моя робота, як власниці, перестала бути нескінченним підрахунком уроків, а стала роботою НАД розвитком школи!", – радіє Анастасія.

4. Швидке масштабування школи

Результати за 5 місяців після впровадження Optimate:

✅ Школа вийшла на рівень проведення 400 уроків щомісячно.
‍

Школа польської мови отримала завдяки Optimate:

✅ Контроль оплат – менше забутих платежів, менше втрат.
✅ Автоматизація розкладу – заняття проходять за графіком без хаосу.
✅ Фінансова прозорість – тепер можна аналізувати прибутковість школи.
✅ Масштабування – більше студентів, більше викладачів, більше уроків.

"Моя головна порада школам – не бійтеся автоматизації. Якщо ви зараз у таблицях і хаосі, навіть не уявляєте, як простіше може стати ваше управління. Це той крок, який дозволить вам не просто виживати, а реально рости!"

Готові перевести свою школу на новий рівень?

‍Запишіться на безкоштовне демо Optimate і подивіться, як це працює! 🚀