"Ми довго відкладали, думаючи, що не час. Зараз я шкодую, що не зробили це раніше." — власниця репетиторського центру MPLUS Владислава Ахременко.

‍Мрія кожного власника школи — щоб робота приносила задоволення, а всі процеси були впорядковані. 

Але що робити, коли зростання школи починає "тиснути", і ручне управління перетворюється на нескінченний список завдань? 

Репетиторський центр MPLUS (https://mplus.center/), засновником якого є Владислава Ахременко, теж зіткнувся з цією проблемою. 

Зараз у ньому викладає 18 вчителів і навчаються 100 студентів, тож питання ефективної організації стало особливо актуальним.

Ми взяли інтерв’ю в засновниці та директорки центру Владислави. 

Це історія про те, як вибір платформи Optimate став ключем до змін.

Ще до переходу на платформу центр мав всього 8 викладачів і близько 50 учнів.

“Я особисто рахувала зарплати, перевіряла оплату занять, стежила за розкладом і навіть вручну нагадувала батькам про борги. Це був нескінченний цикл рутинних завдань, який не залишав часу на розвиток,” — ділиться Владислава Ахременко.

Що більше школа зростала, то більше проблем виникало: від помилок у розрахунках до плутанини в розкладі.

До впровадження

“Я вперше почула про Optimate через рекламу в Instagram. Тоді платформа була ще на стадії тестування, але її можливості одразу привернули мою увагу,” — розповідає Владислава.

Переломним моментом стала Zoom-зустріч із командою Optimate. Під час Демо консультанти показали, як можна автоматизувати всі процеси, які забирають час і гальмують розвиток.

“Я зрозуміла, що рутинні завдання можна не лише систематизувати, а й повністю автоматизувати. Це було саме те, що нам потрібно,” — додає вона.  

‍

Головними потребами репетиторського центру MPIUS під час впровадження Optimate були:

1. Автоматизація рутинних процесів. В першу чергу — автоматичне обчислення зарплат, обробка оплат і контроль розкладу.
2. Покращення комунікації з клієнтами. Впровадження особистого кабінету для студентів, де вони могли би бачити розклад занять, домашні завдання та статус оплат.
3. Аналітика і контроль. Дашборд для аналізу прибутків, прогресу студентів та ефективності кожного продукту.

Під час впровадження

Перші кроки: як школа почала працювати з платформою  

Перехід почався поступово. Владислава Ахременко спершу зареєструвала одного викладача та перевірила, як це працює.  

“Ми не поспішали. Спочатку подивилися, як це працює, а потім поступово перевели всю команду. Ключовим моментом стало те, що платформа дозволяє впроваджувати зміни поетапно, не створюючи хаосу,” — ділиться Владислава.  

Після впровадження

Платформа допомогла систематизувати роботу школи, значно зменшити кількість помилок та автоматизувати основні процеси. Основні результати:

1. Автоматизація рутинних завдань 

"Я більше не витрачаю час на обчислення зарплат чи контроль оплат. Усе це тепер виконує система," — каже Владислава.

• Автоматизація зарплат та оплат. Платформа автоматично рахує оплату для викладачів і студентів, що виключає ручні обрахунки та можливі помилки.
• Економія часу. Якщо раніше на обробку даних за кількістю занять, витратах, оплатах за заняття та виплатах заробітної платні вчителям витрачалося 4–6 годин на тиждень, то зараз це займає до 30 хвилин на день.
• ‍Контроль даних. Усі процеси школи тепер прозорі, що виключає маніпуляції або помилки з боку персоналу.

2. Прозорість для команди 

Викладачі самі можуть бачити свої розклади, баланси та навіть вести звітність.  

3. Зручність для студентів

"Особистий кабінет студента — це справжній прорив. Учні можуть самостійно перевіряти свої завдання, переглядати статус оплат і завжди бути в курсі всіх змін." 

‍

‍

4. Розвиток репетиторського центру MPLUS

Школа за пів року виросла з 8 до 18 викладачів, кількість активних студентів збільшилася до 100.  

‍

‍

“Я навіть не хочу уявляти, як би виглядала школа без цієї платформи. Я б досі сиділа з табличками, витрачала години на адміністративну роботу, а школа навряд чи б розвивалася так швидко,” — зізнається Владислава Ахременко.  

Optimate дав школі можливість автоматизувати процеси, які забирали багато часу, і зосередитися на масштабуванні.

‍

‍Які переваги платформи Optimate відмічає Владислава

• Зручний дашборд. Можливість аналізувати фінансові показники (P&L, cash flow), прибутковість кожного продукту й ефективність викладачів.
• Прозорий контроль. Викладачі можуть бачити свій баланс і виплати, що знижує ймовірність непорозумінь із адміністрацією.
• Швидка підтримка. Будь-які питання вирішуються швидко, і команда платформи враховує навіть дрібні запити.
• Гнучкість. Функціонал платформи постійно оновлюється відповідно до потреб користувачів.

Загалом, недоліки не є критичними та стосуються лише очікувань нових оновлень, які поступово впроваджуються.

Три поради для власників шкіл від Владислави

1️⃣ Не відкладайте впровадження.  

"Ми довго відкладали, думаючи, що не час. Зараз я шкодую, що не зробили це раніше."  

2️⃣ Не бійтеся змін.  

"Я боялася, що це створить дискомфорт для викладачів чи батьків. Але виявилося, що всі легко адаптувалися."  

3️⃣ Довіряйте професіоналам.  

"Команда Optimate дуже уважна до деталей. Вони враховують навіть дрібниці, які важливі для вашої школи."  

"Optimate став для нас ключем до зростання. Якщо ви шукаєте спосіб спростити роботу, підвищити ефективність і відкрити нові горизонти для вашої школи, Optimate — це саме те, що вам потрібно," — підсумовує Владислава Ахременко.  

Готові дізнатися більше? Замовте демо Optimate і переконайтеся самі, як легко автоматизувати вашу школу😊