Освітня індустрія в Україні активно розвивається, і творчі школи стають важливими осередками розвитку дітей та дорослих. Проте, управління такою школою може перетворитися на справжній виклик, якщо всі процеси ведуться вручну. 

Сьогодні реальна історія творчої студії "Артист" (https://artist-studio.com.ua ) у Чернівцях, яка змогла перейти від хаосу в Excel-таблицях до ефективного управління завдяки автоматизації.

Ми взяли інтерв’ю в керівниці студії “Артист” Вікторії Ходацької. 

Це кейс про те, як вибір платформи Optimate став ключем до змін на шляху від простих курсів до творчої студії з автоматизованим управлінням.

Як виглядала студія до автоматизації

До впровадження системи Optimate студія "Артист" працювала тільки у форматі курсів тривалістю три місяці. Це ускладнювало довгострокове планування та розвиток школи. 

"У нас були окремі списки учнів, і навіть відповісти на просте запитання – скільки у нас учнів – було складно", – згадує керівниця студії Вікторія Ходацька.

Більшість адміністративних процесів, таких як контроль відвідуваності, фінансовий облік та комунікація з викладачами, велися вручну в записниках. 

"Ми постійно працювали з безліччю таблиць, а їх оновлення забирало багато часу та енергії", – розповідає Вікторія.

‍

‍

‍Чому було вирішено автоматизувати роботу?

З часом, у студії  виникло кілька ключових проблем:

• Відсутність єдиної бази студентів.
• Труднощі у контролі фінансів та розкладу.
• Постійна потреба у ручному підрахунку зарплат викладачів.
• Витрачання значної кількості часу на адміністрування замість розвитку школи.

"Ми зрозуміли, що або знаходимо рішення, яке дозволить нам зростати, або залишаємося у нескінченній рутині", – зазначає Вікторія.

Як відбувалося впровадження Optimate?

Студія “Артист” перейшла на Optimate в жовтні 2024 року. 

Першим кроком була онлайн-зустріч з представниками платформи, під час якої команда "Артиста" ознайомилася з можливостями системи. 

"Нам пояснили, як працюють різні функції, як додавати студентів, продукти та викладачів. Це було дуже структуровано і зрозуміло", – ділиться Вікторія.

Основні етапи впровадження:

1. Додавання продуктів, викладачів та студентів.
2. Перехід від курсової системи до постійного навчання.
3. Автоматизація фінансових операцій і розкладу.
4. Навчання адміністратора, який став відповідальним за систему.

На початку Вікторія самостійно розбиралася з платформою, але пізніше делегувала адміністрування. 

"Спочатку було багато питань, але завдяки підтримці Optimate ми швидко розібралися", – додає вона.

Що змінилося після автоматизації?

За чотири місяці після впровадження система принесла суттєві результати: 

✅ Прозорий контроль фінансів.

"Раніше ми просто бачили, скільки грошей прийшло. Тепер ми розуміємо реальні цифри: скільки ми заробили завдяки конкретним урокам, які продукти найбільш прибуткові." 

✅ Зручне керування розкладом. 

"Ми бачимо, хто відвідує заняття, хто пропустив, і можемо своєчасно реагувати." 

✅ Автоматизоване нарахування зарплат.

"Раніше це займало багато часу. Тепер система все підраховує автоматично."

 ✅ Можливість аналізу ефективності школи. 

"Я можу швидко підготувати звіт для інвесторів, просто зробивши скріншот з Optimate. Це зекономило години роботи."

‍

Чи могла б школа розвиватися без автоматизації?

"Можливо, ми б і змогли, але я точно була б не така усміхнена. Це були б нескінченні папери, блокноти, таблиці… Optimate дав нам не просто зручність, а можливість сфокусуватися на головному – розвитку студії", – зізнається Вікторія.

Плани на майбутнє

Тепер, коли адміністративна частина школи працює злагоджено, команда "Артиста" планує розширення. 

"Ми відкриваємо ще одне приміщення і хочемо збільшити кількість груп. Тепер це реальність, бо у нас є система, яка допомагає керувати процесами", – ділиться Вікторія.

Три поради від Вікторії Ходацької власникам шкіл, які стоять на порозі автоматизації

1️⃣ Зрозумійте, для чого вам це потрібно. 

"Якщо ви хочете не просто існувати, а рости, автоматизація – це точка, яку потрібно пройти." 

2️⃣ Будьте терплячими. 

"Перехід на нову систему вимагає часу, але результат того вартий." 

3️⃣ Не бійтеся просити допомогу. 

"Команда підтримки допоможе вам освоїти систему, а ваші співробітники – адаптувати її під ваші потреби."

‍

Кейс студії "Артист" демонструє, що автоматизація – це не просто зручність, а стратегічний крок для розвитку школи. 

Якщо ви керуєте творчою студією або будь-яким освітнім бізнесом, варто задуматися, скільки часу витрачається на рутину і чи можна це змінити.

Готові зробити свою школу ефективнішою? 

Запишіться на безкоштовне демо Optimate і подивіться, як це працює! 🚀