‍Коли керуєш школою, важливо, щоб усе було під контролем: оплати, розклад занять, зарплати викладачів. Але що робити, коли кількість завдань виростає так, що Гугл таблиці вже не рятують? ‍

Саме в такій ситуації опинилася Анастасія Оленич, засновниця школи англійської мови (www.englishtutor-school.com ), яка знайшла шлях до автоматизації та масштабування за допомогою Optimate. 

Це історія про те, як один сміливий крок змінив усе.

Старт: школа до Optimate  

Кілька місяців тому школа Анастасії виглядала зовсім інакше: 11 викладачів, 100–110 учнів, розклад у Google-таблицях, зарплати, які вручну обчислювались у Excel. Усе працювало, але зростання приносило дедалі більше викликів.  

"Таблиці були моєю системою управління. Але я розуміла, що це не довго триватиме. Постійні нагадування про оплати, ручне внесення даних та підрахунок зарплат – усе це виснажувало мене. Я витрачала час на рутину, замість того щоб розвивати школу," —  зізнається Анастасія.  

Тоді у школі не було жодної автоматизації. Вся робота трималася на зусиллях власниці, яка нагадувала батькам про оплату, організовувала заняття та відповідала за всі адміністративні питання. 

"Це було як біг по колу, без часу на зупинку," —  додає вона.  

Ми взяли інтерв’ю в засновниці та директорки English Tutor School Анастасії Оленич, щоб зрозуміти яким чином всього за чотири місяці школа так суттєво змінилась.

Дивіться самі:

"Зараз у нас 13 викладачів, 150 учнів, і ще десь 20–25 ветеранів навчаються безкоштовно. Щодо продуктів, у нас є загальна англійська, бізнес-англійська, англійська для корпоративних клієнтів. У нас є групові та індивідуальні заняття, і ми працюємо з високими рівнями. " —  розповідає Анастасія.

Доленосна зустріч і перші сумніви

Все змінилося після зустрічі з Олегом Грициняком, засновником Optimate. Це була звичайна розмова про CRM-системи, але кілька простих слів від Олега, посіяли у свідомості Анастасії зерно змін.  

‍

"Він сказав, що власники шкіл часто делегують адміністративні завдання та переходять на автоматизацію. Спочатку в мене був внутрішній опір: 'Мої таблиці працюють, мені все зрозуміло! Як хтось інший може це зробити за мене?'"  

Ці слова, сказані ненароком, змусили Анастасію задуматися. 

"Я зрозуміла, що більше не хочу витрачати час на рутину. Мені потрібно діяти!"

Впровадження системи: страхи і перемоги  

Олег поставив Анастасії просту умову: 

"Я не покажу тобі Optimate, допоки ти не знайдеш адміністратора". 

Це стало поштовхом для Анастасії найняти асистента, і саме це рішення стало одним із найважливіших у розвитку школи.  

Як ми впроваджували Optimate. Етапи, виклики та висновки. Розповідь Анастасії Оленич:

“Впровадження нової системи – це завжди виклик, особливо коли йдеться про налагоджені процеси, до яких звикли викладачі та адміністрація. Але ми зробили це поступово та максимально комфортно для всіх.

Етап 1. Пілотний запуск

Спершу ми перевели на платформу найбільш активних викладачів і їхніх учнів. Це дозволило протестувати систему на невеликій групі та виявити можливі труднощі ще до масштабного переходу.

Етап 2. Паралельне ведення звітності

Щоб викладачі звикли до нової системи, ми залишили старий формат звітності у Google Drive. Викладачі могли дублювати записи, що давало відчуття безпеки та зменшувало стрес від змін.

Етап 3. Повний перехід

З жовтня ми повністю відмовилися від старих методів і почали працювати виключно в Optimate. До цього моменту всі викладачі вже розібралися з функціоналом, і система стала частиною щоденної роботи.

Чого ми боялися при впровадженні?

Найбільше – що зміни створять дискомфорт для викладачів і їм буде складно освоїти нову систему. Але цей страх не справдився: адаптація відбулася природно, і зараз всі відзначають, наскільки легше стало працювати.

Основні виклики під час впровадження

Як і в будь-якому процесі змін, у нас були труднощі:

🔹 Ручне внесення даних – адміністрації довелося вручну додавати всіх учнів у систему. Це потребувало часу й зусиль.
🔹 Питання прозорості ставок – викликало деякі непорозуміння між викладачами, адже вони отримали доступ до розрахунків.
🔹 Початкові технічні моменти – деякі розрахунки не збігалися, були незрозумілі моменти, але завдяки підтримці Optimate всі питання швидко вирішувалися.

Що стало найкориснішим у платформі?

✔️ Календар – дає можливість в один клік побачити картину занять і фінансів у динаміці.
✔️ Автоматичний розрахунок зарплат – економить години часу, які раніше витрачалися на обчислення.
✔️ Баланс викладачів – прозорість доходів мотивує викладачів працювати ефективніше.

Що б ми зробили інакше?

Зараз, озираючись назад, ми розуміємо, що варто було прискорити перехід і одразу автоматизувати внесення даних, наприклад, через імпорт таблиць. Це б заощадило багато часу.

💡 Висновок: адаптація до нової системи завжди потребує часу, але коли вона справді полегшує життя – результат того вартий! 🚀”

Що змінилося після впровадження Optimate?

Перехід на платформу приніс результати, які перевершили всі очікування:

1️⃣ Менше рутини – більше часу на розвиток

"Раніше підрахунок зарплат і контроль оплат займали години. Тепер усе автоматизовано: зарплати рахуються самі, нагадування про платежі надсилаються автоматично. У мене з’явився час займатися стратегією та ростом школи."

2️⃣ Повний контроль і прозорість
‍
"Розклад уроків тепер під контролем. Я в будь-який момент можу побачити, скільки занять проведено, хто відзначив уроки, і які фінансові показники школи. Більше ніякої плутанини!"

3️⃣ Залученість і мотивація викладачів
‍
"Викладачі тепер самі бачать свій баланс у реальному часі. Це допомагає їм краще планувати графік і стимулює проводити більше занять."

4️⃣ Стрімке зростання школи
‍
Кількість учнів зросла до 150, а заняття тепер відбуваються стабільно, навіть у складні сезони.

🔹 Автоматизація, чіткість і комфорт – ось що змінило Optimate у нашій школі!

‍Плани на майбутнє 

Анастасія впевнено дивиться вперед: 

"Моя мета – збільшити кількість учнів до 200 у найближчий рік, а в перспективі – до 500. Optimate дає всі інструменти, щоб це стало можливим."  

Поради Анастасії власникам мовних шкіл та репетиторських центрів  

1. Не зволікайте  ✅

"Якщо ви думаєте, чи потрібна вам автоматизація – відповідь очевидна. Це економить час, ресурси і відкриває нові можливості для розвитку."  

2. Довіряйте команді підтримки  ✅

"Команда Optimate завжди готова допомогти й підтримати. Вони враховують кожну деталь, навіть якщо це здається дрібницею."  

3. Не бійтеся делегувати   ✅

"Передайте адміністративну роботу спеціалістам або платформі, і ви побачите, як багато часу з’явиться для стратегічних рішень." 

Заключення: інвестиція, яка змінює все  

Optimate для школи Анастасії став не просто платформою, а інструментом, що трансформував її підхід до роботи. 

"Я більше не бачу школу як нескінченний список завдань, які треба вирішувати. Це тепер сучасний бізнес, який росте і розвивається щодня."  

Якщо ви мрієте зробити вашу школу сучасною, автоматизованою та готовою до масштабування, Optimate – це саме те рішення, яке допоможе досягти цих цілей. 

"Не думайте двічі – зробіть перший крок до змін уже зараз," – радить Анастасія.  

P.S. Готові дізнатися більше? Замовте демо-версію Optimate і переконайтеся самі, як легко автоматизувати вашу школу. 😊