Як систематизувати безлад, що розростається з кожним новим учнем? 

Як масштабувати бізнес, не втрачаючи якість та індивідуальний підхід? 

Ми взяли інтерв’ю в Наталії Висовень, засновниці школи англійської мови ABC. Історія її студії – це не просто історія успіху, це покрокова інструкція, як автоматизація може перетворити освітній заклад на квітучий центр дитячого розвитку.‍

"Я була оркестром в одній особі": Доба Excel-рабства та паперового полону

"Коли ти в одному обличчі і керівник, і адмін, і менеджер, організатор, і інколи прибиральник, і плюс в тебе там по сім уроків ще щодня, бо ти ще й вчитель, звісно, що настає оцей момент, коли ти розумієш, що все, так більше не буде, я так більше не можу, бо це в принципі уже неможливо. І ти розумієш, що треба делегувати, оптимізувати, автоматизувати все, що можна, щоб просто зберегти саму себе…" – Наталія згадує часи, коли студія ABC була її особистим полем бою.

"Я була оркестром в одній особі…  Ти супер загружений плюс там знову в тебе оці таблички Excel безкінечні де в тебе там і діти і батьки і оплати і все на світі… Усе трималося на таблицях Excel, паперових журналах, моїй пам'яті та ентузіазмі, який з кожним днем згасав… ти ніби записав, все пам'ятаю, потім поки проводив свої уроки, купу якихось справ зробив, ти вже забув, вже не знаєш, куди ти записав…". 

Нескінченні стовпчики цифр, втрачені записи, години нарахування зарплати, ручне складання розкладу – рутина поглинала час, який можна було б витратити на розвиток та творчість.

Переломним моментом стало впровадження системи Optimate. 

"Це було як ковток свіжого повітря після задушливого приміщення… попалася нам реклама, ми подумали, і я навіть не вагалась – відразу просто надіслала повідомлення. Зі мною швидко зв'язались, домовились, пройдемо заняття. Все обговорили, і довго ми не думали. Кажу: "Так, пробуємо, бо все треба пробувати, треба пробувати", – каже Наталія. 

Зміни відбулись по всім ключовим напрямкам роботи:

‍

‍

‍

"...у мене була одна глобальна ціль — полегшити життя самій собі",– каже Наталія. 

Впровадження Optimate: Покрокова трансформація без стресу та хаосу

Наталія розповідає, що процес впровадження був простим, швидким та підтримуваним на кожному етапі:

1. Аналіз та підготовка даних: 

"Ми провели аудит усіх наших даних, зібрали всю інформацію про клієнтів в одну таблицю Excel, доповнивши її відсутніми даними, такими як дати народження, актуальні контакти та історія відвідувань".

2. Перенесення даних та налаштування: 

"Спеціалісти Optimate допомогли нам перенести дані в систему, використовуючи спеціально підготовлену таблицю. Вони також допомогли нам налаштувати систему під наші потреби, визначивши рівні доступу для викладачів і адміністраторів, створивши шаблони документів".

3. Навчання та підтримка: 

"Команда Optimate провела для нас детальне навчання, показавши, як користуватися кожним модулем системи. Вони також надали нам постійну підтримку, відповідаючи на всі наші запитання та допомагаючи вирішувати будь-які проблеми".

"Все зайняло близько тижня, – згадує Наталія. – І це був тиждень, який змінив усе. Навіть розклад, який раніше викликав у мене депресію, тепер створюється легко і швидко. Система автоматично перевіряє зайнятість викладачів, що значно спрощує процес. Я нарешті можу зосередитися на розвитку школи, а не на рутині".

‍

"… мабуть, кожен з таким стикався, коли в тебе безліч папірців і табличок, ти можеш втрачати своїх клієнтів. Елементарно – тобі зателефонували. Ти ніби записав, все пам'ятаю, потім поки попроводив свої уроки, купу якихось справ зробив, ти вже забув, вже не знаєш, куди ти записав", – ділиться Наталія

"Тепер такого немає, бо в тебе є чітка база клієнтів, ти відразу вніс. Тобто, людина тобі телефонує, ти відразу запитав все, що тобі потрібно, вніс всі побажання".

Покращення комунікації з батьками закономірно прискорило розвиток школи.

Фідбек як компас для розвитку: "Ми чуємо кожного клієнта"

"Ми постійно збираємо відгуки від батьків і викладачів, – каже Наталія. – Це допомагає нам ставати кращими. Ми використовуємо фідбек для покращення якості послуг, розробки нових програм та вирішення будь-яких проблем". Система Optimate дозволяє легко збирати та аналізувати фідбек, використовуючи його для прийняття обґрунтованих рішень”

Прозорість і довіра: Батьки – партнери у розвитку дітей

"Батьки – наші партнери", – переконана Наталія. 

Особистий кабінет учня в системі Optimate дозволяє батькам бачити прогрес дитини, домашні завдання, оцінки, відвідування та коментарі викладачів. 

"Вони відчувають, що ми відкриті, що нам можна довіряти. Вони бачать, що ми дбаємо про розвиток їхніх дітей".

Фінансова прозорість та контроль: "Ми бачимо кожен рух коштів"

"Важливо відслідковувати рух коштів, щоб розуміти, чи працюєш ти в плюс, чи в мінус", – говорить Наталія. 

Система Optimate дозволяє вести облік оплат від студентів, витрат на матеріали та зарплату викладачів.

"Ми бачимо кожен рух коштів, що дозволяє нам приймати обґрунтовані фінансові рішення".

Зарплата без помилок та затримок: "Викладачі задоволені, а я – спокійна"

"Нарахування зарплати вчителям – це дуже зручно. Ти співпрацюєш на різних умовах з викладачами. Хтось працює за відсотками, хтось працює за окремою ставкою, і це постійно потрібно було прораховувати самому. Тут в Optimate це прекрасно, система рахує замість тебе. Твоя задача — тільки натиснути кнопочку, що ти згоден, можна виплачувати цю заробітну плату", – каже Наталія. 

Система автоматично розраховує зарплату на основі відпрацьованих годин, що виключає можливість помилок та затримок. 

"Викладачі ніколи не забудуть відмітити, прийшов студент чи не прийшов, тому що вони знають, що, якщо відмітка буде, то нарахування їхньої заробітної плати піде. Викладачі задоволені, а я – спокійна. Я знаю, що вони отримають свою зарплату вчасно та в повному обсязі".

‍Розклад без головного болю: "Це просто задоволення, а не каторга"

Планування розкладу, яке раніше викликало стрес та конфлікти з викладачами, тепер приносить задоволення. 

"Система автоматично враховує зайнятість викладачів, їхні побажання та навіть особисті обставини, – пояснює Наталія. – Я більше не витрачаю години на складання пазла. Я можу створити розклад за кілька хвилин, і він завжди буде оптимальним".

Поради від Наталії: 

1. Дійте без вагань: 

"Не бійтеся змін. Перший крок – найважчий, але він відкриває нові можливості. Не відкладайте автоматизацію на потім".

2. Сприймайте складнощі як виклики: 

"Будуть питання, будуть труднощі. Але вони тимчасові, і ви з ними впораєтеся. Не бійтеся звертатися за допомогою до команди Optimate, вони завжди готові допомогти".

3. Фокусуйтеся на розвитку: 

"Автоматизація – це не самоціль, це інструмент для розвитку вашого бізнесу. Використовуйте звільнений час для стратегічного планування, залучення нових клієнтів та розширення спектру послуг".

Плани на майбутнє: Школа ABC – центр дитячого розвитку з безмежним потенціалом

"Ми хочемо, щоб школа ABC стала не просто місцем для вивчення іноземних мов, а центром дитячого розвитку, де кожна дитина зможе розкрити свій потенціал", – ділиться Наталія. 

У планах – відкриття нових напрямків: психологія, логопедія, підготовка до школи, творчі майстер-класи та багато іншого. 

"Система Optimate дає нам гнучкість для цього. Ми можемо легко додавати нові модулі, створювати нові групи та керувати всіма процесами з однієї платформи".

Ваш бізнес – ваш вибір: Хочете приєднатися до шкіл-лідерів які вже зробили свій бізнес більш прогнозованим і  прибутковим?

Ви – власник освітнього бізнесу. Ви стоїте перед вибором: залишатися в полоні рутини, витрачаючи час на безкінечні таблиці та папери, чи відкрити двері для розвитку, використовуючи можливості автоматизації? Автоматизація – це не просто інструмент, це ваш шанс вийти на новий рівень, перетворити свій бізнес на процвітаючий центр дитячого розвитку та досягти космічних висот.

Запишіться на безкоштовне демо Optimate і подивіться, як це працює! 🚀

P.S. І на останок цікавий бонус🎁

Додаткові корисні поради з інтерв'ю:

• Комунікація з командою: 

"Важливо постійно спілкуватися з викладачами та адміністраторами, щоб вони розуміли, як працює система, і могли використовувати її максимально ефективно".

• Використання аналітики: 

" Optimate надає детальну аналітику, яка допомагає нам відслідковувати прогрес учнів, ефективність викладачів та рентабельність різних напрямків. Ми використовуємо ці дані для прийняття обґрунтованих рішень".

• Гнучкість та адаптивність: 

"Освітній бізнес – це динамічна сфера, яка постійно змінюється. Важливо бути гнучким та адаптивним, швидко реагувати на нові тенденції та потреби клієнтів".